Otwarta architektura oprogramowania sprawia, że program można rozbudowywać stosownie do rosnących potrzeb użytkowników. Dzięki temu w przypadku dynamicznego rozwoju przedsiębiorstwa zamiast kosztownej wymiany systemu należy jedynie rozszerzyć funkcjonalności. Elastyczność programu enova365 wynika również z szerokich możliwości dostosowywania jego działania
i obsługi na etapie wdrożenia, a także już w trakcie eksploatacji.
Moduły
Kadry i płace
Moduł Kadry Płace skutecznie wspomaga zarządzanie zasobami ludzkimi w firmach zatrudniających od kilkudziesięciu do kilku tysięcy pracowników. Program odwzorowuje złożoną strukturę organizacyjną firmy i spełnia wszystkie wymagania polskiego ustawodawstwa w zakresie ewidencji danych kadrowych, naliczania wynagrodzeń, zasiłków chorobowych, podatków oraz składek ZUS. Odpowiednia parametryzacja systemu gwarantuje łatwość jego przystosowania do zmieniających się przepisów i w większości przypadków może być realizowana samodzielnie przez użytkownika programu. Aplikacja współpracuje z programem Płatnik i dowolnymi rejestratorami czasu pracy.
Kadry
Rozbudowana ewidencja osobowa pozwala na zapisanie informacji takich jak: dane personalne pracowników lub zleceniobio- rców, zasady wynagradzania, indywidualne ustawienia obowiązkowych i dobrowolnych ubezpieczeń społecznych oraz zdrowotnych, a także dane podatkowe. Program umożliwia bezkarne usuwanie błędnych rekordów, ale mechanizm „zapisów historycznych” daje możliwość zapamiętywania istotnych modyfikacji.
Płace
Moduł Płace służy nie tylko do rozliczania etatów i umów zleceń, lecz także pozwala na udzielanie długoterminowych pożyczek czy zaliczek opodatkowanych i nieopodatko- wanych akonto wypłaty. W ramach standardowych funkcji możliwe jest m.in. ustalenie czasu pracy, zsumowanie elementów wynagrodzenia czy pomnie- jszanie wybranego składnika płacowego. Mechanizm cech daje dużą swobodę w definiowaniu składników wynagrodzenia.
Deklaracje
W tym module zebrano wszelkie deklaracje: podatkowe: PIT-4, 11, 8A, 8B, IFT-1, ZUS: zgłoszeniowe ubezpieczonych: ZUA, ZIUA, ZZA, ZWUA, ZCZA, ZCNA i rozliczeniowe: DRA, RCA, RNA, RZA, RSA. Można je wyeksportować do programu Płatnik. Aplikacja oblicza również dofinansowanie dla osób niepełnosprawnych, przygotowuje deklaracje Wn-d i eksportuje je do programu Sod Offline. Wbudowane raporty ułatwiają sporządzanie deklaracji Z-03, DG-1, Z-06 dla GUS.
Kalendarze
Ergonomiczne kalendarze pozwalają na: definiowanie indywidualnych rozkładów czasu pracy (w tym pracy wielozmianowej), odnotowywanie odstępstw od założonego grafiku (zarówno obecności, jak i nie- obecności), bezpośrednią współpracę z automatycznymi rejestratorami czasu pracy (RCP).
Zasoby ludzkie
Ułatwia zarządzanie personelem zarówno w średniej wielkości firmie, jak i w dużej korporacji. Od strony funkcjonalnej pozwala m.in.: usprawnić proces ocen pracowniczych kwartalnych, półrocznych i rocznych, ewide- ncjonować kursy i szkolenia pracownicze, planować i przeprowadzać cały proces rekrutacyjny. ZL usprawnia również analizę zapotrzebowania pracowników na określone stanowiska pracy.
Handel
Moduł Handel umożliwia wystawianie dokumentów sprzedaży, zakupu, ofertowania, ewidencji zamówień i obsługi magazynu. Podstawowe funkcje modułu obejmują: tworzenie kart towarowych i usługowych, definiowanie cen i tworzenie cenników, przechowywanie informacji o kontrahentach, bankach i urzędach oraz wystawianie dokumentów handlowych i magazynowych. Moduł został zintegrowany ze stanowiącą źródło danych dla księgowości Ewidencją Środków Pieniężnych, która uzupełnia funkcjonalność w zakresie rozliczeń z kontrahentami, a także z Ewidencją Dokumentów i Rejestrem VAT. Wartą uwagi funkcjonalnością jest rozbudowany mechanizm definiowania cech, który pozwala na rozszerzanie zakresu przechowywanych informacji o towarach, kontrahentach i dokumentach. Cechy służą również do grupowania towarów i kontrahentów. Można tworzyć wielopoziomowe, niezależne od siebie podziały. Kolejnym atutem modułu jest możliwość wystawiania dokumentów wg standardowych, zdefiniowanych w systemie sekwencji. Sposób działania dokumentów może być w znacznym stopniu modyfikowany na drodze zmiany licznych parametrów ustawianych indywidualnie dla każdego typu dokumentu oraz dla relacji pomiędzy dokumentami.
Cennik
Karta towaru, oprócz danych podstawowych, takich jak: kod, nazwa, stawka VAT czy jednostka miary, zawiera: listę kodów kreskowych, listę alternatywnych jednostek miary z przelicznikami na jednostkę podstawową, listę zamienników i listę stron internetowych z opisem towaru. Z poziomu karty można wyświetlić listę pozycji dokumentów sprzedaży dotyczących tego towaru. System umożliwia definiowanie wielu rodzajów cen sprzedaży i ustalanie metod ich wyliczania w oparciu o inny rodzaj ceny.
Sprzedaż
Aplikacja służy do wystawiania m.in.: faktur VAT, paragonów, faktur do paragonu, faktur korygujących (ilościowych i wartościowych), faktur proforma oraz zaliczkowych. Doku- menty mogą być wystawiane w różnych walutach przy wykorzystaniu definiowalnych tabel kursowych. Płatności dokumentu można podzielić ze względu na formy, terminy, a nawet płatników. Sposób nume- racji dokumentów jest definiowany przez użytkownika i może być inny dla każdego typu dokumentu. System zapewnia kontrolę limitu kredytowego kontrahenta i umożliwia blokowanie sprzedaży w przypadku jego przekroczenia.
Magazyn
Program standardowo wystawia dokumenty wydania i przyjęcia towaru (WZ, PZ, PW, RW), przesunięcia wewnątrzmagazynowego (MM) oraz korekty tych dokumentów. Dokumenty można wystawiać ręcznie, a następnie przekształcać do faktur, mogą też powstawać automatycznie podczas wystawiania dokumentów handlowych. System prowadzi ewidencję ilościowo-wartościową magazynu według wybranej metody rozliczania (standardowo: FIFO). W ramach inwentaryzacji generowane są dokumenty rejestrujące rozchód niedoborów i przyjęcie nadwyżek. System obsługuje wiele magazynów.
Kontrahenci, urzędy i banki
Karta kontrahenta zawiera podstawowe dane teleadresowe, warunki handlowe oraz szereg innych informacji, w szczególności listę ra- chunków bankowych oraz osób konta- ktowych. Z poziomu karty użytkownik może przeglądać listę dokumentów związanych z kontrahentem, ewidencję rozliczeń oraz indywidualny cennik.
Zakup
Standardowo aplikacja pozwala wystawiać: faktury zakupu, faktury korygujące (ilościowe i wartościowe), faktury zaliczkowe, zamówienia, oferty. Rejestrując nabycie wewnątrzwspólnotowe, można wystawić fakturę wewnętrzną naliczającą VAT należny.
Zamówienia i oferty
Moduł Handel umożliwia wystawianie zamówień i ofert, co pozwala na pełne obsłużenie procesu sprzedaży i zakupu od ofertowania po wystawienie faktury i zapłatę. Zamówienia od odbiorców mogą rezerwować towar w magazynie.
Umowy i faktury cykliczne
System umożliwia zarejestrowanie umowy na stałą dostawę lub wykonywanie usługi z okresowym fakturowaniem. Na podstawie takiej umowy można wystawiać dokumenty sprzedaży zgodnie z ustalonym harmonogramem.
Zamówienia do dostawcy
Użytkownik może przygotować zamówienie do dostawcy na podstawie danych dostępnych w systemie, takich jak: stan towaru, ilość minimalna, ilość zamówiona, ilość sprzedana w wybranym okresie itp.
Łańcuch dostaw
Zamówienia od odbiorcy mogą być ściśle powiązane z zamówieniami do dostawcy. Przy takim powiązaniu zamówienie od odbiorcy realizuje się tylko przez sprzedaż towaru przyjętego na podstawie powiązanego zamówienia do dostawcy.
Księga podatkowa
Księga Podatkowa w enovie zapewnia kompleksową obsługę firmy w zakresie ewidencjonowania dokumentów, księgowania oraz sporządzania deklaracji i sprawozdań bieżących oraz okresowych. Jego podstawowe funkcje to: zapisy KPIR, ewidencja VAT zakupu i sprzedaży, ewidencja dokumentów, które nie są fakturami VAT, zestawienia i rozliczenia z kontrahentami. Program umożliwia ewidencję rozrachunków walutowych wraz z tabelą kursów oraz automatycznym naliczaniem i ewidencjonowaniem różnic kursowych, zarówno bieżących, jak i statystycznych (na koniec roku). W ramach aplikacji dostępny jest szereg dokumentów typu: noty odsetkowe, ponaglenia zapłaty, potwierdzenia salda, przelewy (w tym elektroniczne). W oparciu o wprowadzone do programu dokumenty i dekrety automatycznie sporządzane i drukowane są deklaracje dochodowe oraz VAT-7. System filtrów definiowanych przez użytkownika daje nieograniczone możliwości w zakresie przygotowywania zestawień i pozyskiwania informacji istotnej dla użytkownika w dowolnym momencie roku obrachunkowego.
Ewidencja dokumentów
System ewidencjonuje dokumenty, które podlegają księgowaniu, w tym zarówno faktury VAT, jak i memoriały, listy płac, polisy ubezpieczeniowe, dokumenty amortyzacji itp. Szczególną formą rejestracji dokumentów jest przejrzysta ewidencja VAT zakupów i sprzedaży. Na podstawie gromadzonych dokumentów system automatycznie spo- rządza miesięczną lub kwartalną deklarację VAT-7. Ewidencja VAT pozwala rozliczać VAT metodą kasową i memoriałową, a także uwzględnia szczególne przypadki powsta- wania obowiązku podatkowego.
Bufor księgowań
Bufor umożliwia wprowadzanie poprawek jeszcze przed zatwierdzeniem dokumentów lub dekretów. To rodzaj notatnika, w którym ewidencjonujemy dokumenty i zapisy księgowe. Może on mieć kilka stanów, np. dokument wprowadzony czy dokument do wyjaśnienia. Funkcjonalność ta daje gwarancję efektywnego zarządzania wszelkiego rodzaju dokumentami, które wpłynęły do księgowości.
Import dokumentów
Aplikację rozbudowano o możliwość importu dokumentów z zewnątrz do systemu. Przebiega on na przykład w taki sposób: na komputerach w firmie klienta biura rachunko- wego, która prowadzi sprzedaż, wykonywany jest eksport wybranych danych do pliku o ustalonym formacie (XML, XLS lub TXT), który to plik następnie zostaje przeniesiony do komputera w księgowości i tam dokony- wany jest z niego import danych. Dzięki temu ogranicza się lub nawet całkowicie eliminuje ręczne wprowadzanie do systemu dostarczo- nych przez klienta dokumentów (np. sprzedaży czy zakupu).
Zapisy KPiR
Aplikacja pozwala na prowadzenie grupowanych wg dokumentów danego typu (np. sprzedaż, zakup) zapisów księgowych w buforze (więcej informacji dalej).
Deklaracje
W ramach systemu dokumenty dotyczące zaliczki na podatek dochodowy dla jednego lub wielu właścicieli sporządzane są i drukowane automatycznie.
Zestawienia księgowe
Zestawienia księgowe pozwalają użytkownikowi obliczyć bilans firmy i przygotowywać inne zestawienia, a także wyliczać i prezentować wyniki działalności.
Księga Handlowa
Księga Handlowa przeznaczona jest do ewidencjonowania dokumentów, księgowania, sporządzania deklaracji oraz sprawozdań bieżących i okresowych. To ergonomiczne i nowoczesne narzędzie dla księgowych, które ma im usprawnić codzienną pracę, a także zamykanie miesiąca i roku obrachunkowego. Do podstawowych funkcji aplikacji zaliczają się: dziennik z możliwością wydzielania sub-dzienników, ewidencja VAT zakupu i sprzedaży, ewidencja dokumentów, które nie są fakturami VAT, zestawienia sald i obrotów oraz rozliczenia z kontrahentami. Moduł obejmuje opisane już funkcjonalności Księgi Podatkowej od ewidencji rozrachunków walutowych po definiowalny system filtrów. System reprezentuje nową generację oprogramowania do prowadzenia księgowości uproszczonej. Jest niezwykle elastyczny i dostosowuje się do potrzeb użytkowników. Oprócz funkcji opartych o ogólne zasady prowadzenia księgowości dostępnych jest szereg modułów związanych z automatyzacją ewidencjonowania dokumentów, ewidencją powtarzanych dokumentów oraz operacji gospodarczych. Program przygotowany został z myślą przedsiębiorstwach prowadzących księgowość opartą o plan kont.
Schematy księgowe
Działanie schematów księgowych polega na automatycznym dekretowaniu wszystkich dokumentów na podstawie informacji takich jak: kwota, data, kontrahent oraz opis analityczny wprowadzony. Schematy księgowań są budowane przez użytkownika w oparciu o plan kont. Wraz z systemem parametrów kontrolujących poprawność zapisów moduł eliminuje pojawianie się błędów w trakcie księgowania dokumentów.
Bufor księgowań
Opisany w specyfikacji modułu Księga Podatkowa bufor księgowań umożliwia wprowadzanie poprawek jeszcze przed zatwierdzeniem dokumentów lub dekretów. To rodzaj notatnika, w którym ewidencjonujemy dokumenty i zapisy księgowe. Bufor księgowań daje również możliwość dokonywania zapisów w wielu okresach sprawozdawczych.
Zestawienie sald i obrotów
Program umożliwia sporządzanie zestawień sald i obrotów, przeglądanie sald i obrotów kont syntetycznych i analitycznych oraz zapisów na kontach za dowolny okres. Przy wyliczaniu stanów kont uwzględniane mogą być (na życzenie klienta) zapisy dokonywane w buforze dziennika księgowań.
Dziennik
Aplikacja umożliwia prowadzenie zapisów księgowych wg jednego dziennika lub sub-dzienników, które grupują dekrety dokumentów danego typu (np. sprzedaż, wyciągi bankowe itp.).
Deklaracje
System automatycznie sporządza i drukuje deklaracje CIT-2 i PIT-5.
Ewidencja dokumentów
OSystem ewidencjonuje dokumenty, które podlegają księgowaniu, w tym zarówno faktury VAT, jak i memoriały, listy płac, polisy ubezpieczeniowe, dokumenty amortyzacji itp. Aplikacja umożliwia automatyczne przeksięgowanie dokumentów do dziennika.
Księga inwentarzowa
Księga Inwentarzowa pozwala na pełną rejestrację zdarzeń związanych ze środkami trwałymi. Moduł generuje zarówno aktualny plan amortyzacji, jak i plan amortyzacji na dowolny dzień. Oprócz środków trwałych program ewidencjonuje wartości niematerialne i prawne oraz wyposażenie (obiekty o wartości niewystarczającej do uznania ich za środek trwały), które zaliczane są w poczet kosztów bez konieczności ich amortyzowania. Program obsługuje liniową, degresywną i jednorazową amortyzację oraz pozwala na ewidencję środków trwałych niepodlegających amortyzacji. Aplikacja pozwala również na prowadzenie terminarza zdarzeń związanych ze środkami trwałymi, takimi jak przeglądy, legalizacje czy wyceny. Moduł umożliwia również ewidencję zestawów środków trwałych.
CRM
Funkcjonalność oferowana przez moduł CRM (ang. customer relations management – zarządzanie relacjami z klientami) w systemie enova365 wykracza poza powszechne rozumienie tego pojęcia. Oprócz rozwiązań typowych, takich jak rejestracja danych o kontrahentach i kontaktach z nimi, moduł zapewnia także obsługę zleceń serwisowych i wypożyczalni. W rozszerzonej wersji złotej pozwala również na definiowanie własnych rodzajów aktywności oraz projektów CRM, co umożliwia precyzyjne dostosowanie działania programu do potrzeb firmy. Wersja złota udostępnia też funkcję kampanii CRM. Szczególną cechą enova CRM jest pełna integracja z pozostałymi modułami systemu, które korzystają ze wspólnej bazy klientów. Dużym atutem jest wygodny dostęp do informacji o działaniach w różnych kontekstach – w kartotece kontrahenta można np. obejrzeć listę wszystkich aktywności z nim związanych. Z kolei na liście „Moje zadania” operator może zobaczyć zadania, które zostały mu przydzielone do wykonania oraz te, które przydzielił do wykonania innym.
Zadania i zdarzenia
Działanie enova CRM w podstawowym wymiarze polega na rejestracji zadań oraz zdarzeń. Zdarzenia rozumiane są jako fakty, które zaszły w naszych relacjach z kontra- hentem – może to być np. notatka z rozmowy telefonicznej lub informacja o otrzymaniu pisma od klienta. Zadania odno- szą się do spraw, które należy załatwić – np. spotkanie z klien- tem, wysłanie materiałów marketingowych itp.
Korespondencja seryjna
Szczególnym rodzajem kontaktów z kontrahentami jest kore- spondencja seryjna. Funkcjonalność ta umożliwia przygoto- wanie szablonu listu, a następnie wydrukowanie go (dla po- trzeb wysyłki pocztą) lub automatyczne wysłanie pocztą elek- troniczną. Korespondencja skierowana do poszczególnych kontrahentów jest zapamiętywana jako zdarzenia związane z tymi kontrahentami.
Serwis
W ramach obsługi zleceń serwisowych enova365 pozwala na rejestrowanie przyjmowanych urządzeń. Dla każdego urządzenia można również zaplanować przyszłe przeglądy. W chwili przyjęcia urządzenia do naprawy lub przeglądu tworzone jest zlecenie serwisowe, które automatycznie trafia na listę zadań do wykonania przez operatora (serwisanta). Dla każdego urządzenia dostępna jest pełna historia jego napraw.
Projekty i kampanie
Działania (zadania i zdarzenia) związane z jednym klientem można łączyć w projekty. Grupa projektów związanych z wieloma klientami, ale mających wspólny cel może zostać połączona w kampanię.
Wypożyczalnia
Aplikacja zawiera dwie listy: urządzeń i wypożyczeń. Dla każdego urządzenia możemy zarówno określić jego aktualny stan (np. zarezerwowane, wypożyczone, zwrócone), jak i sprawdzić pełną historię wypożyczeń. Wypożyczalnia może zostać powiązana z serwisem – wypożyczane urządzenie podlegać będzie przeglądom czy naprawom serwisowym.